Styrelsens uppdrag är redan till stor del över – projektet framskrider nu på egen hand, och informationsansvaret gentemot aktieägarna övergår till entreprenören. Tre saker kräver ändå vaksamhet:
Informationsansvaret övergår till entreprenören
Entreprenören ordnar genast i början en informationskväll, där entreprenadens skeden gås igenom – även när lägenheterna inte kan bebos och vad som görs med lösöret. Var aktiva och beakta given information noggrant.
Hyresgäster blir ofta bristfälligt informerade. Aktieägaren är skyldig att informera även hyresgästerna – och styrelsen bör påminna entreprenören om att informera dem, om kontaktuppgifterna finns hos entreprenören.
Fakturagranskning kräver noggrannhet
All projektfakturering – även planerarnas fakturor – går via projektledaren, och varje faktura ska ha projektledarens godkännandeanteckning innan betalning.
Liivis har mött disponenter som betalat fakturor utan att granska innehållet. Att korrigera saker i efterhand är mycket mödosamt.
Entreprenören lade fram en tilläggsarbetsfaktura på 26 000 euro baserad på ändrade planer. Vid närmare granskning var endast 4 000 euro i materialkostnader motiverade – övriga "ändringar" preciserade endast det ursprungliga entreprenadanbudet.
Entreprenören föreslog att förnya frånluftsventiler som märkts att bevaras: "ventilen kostar bara 10–20 €". Totalkostnaden hade varit över 2 000 € – och ingen grund fanns för bytet, eftersom ventilerna förnyats 2004. Man höll fast vid den ursprungliga planen.
Så framskrider skedet i praktiken
Efter godkännandet undertecknar styrelsen anbudet och genomförandefasen kan anses ha inletts. Entreprenören förser beställaren med ett säkerhetsintyg för byggprojektet, vilket kontrolleras av projektledaren. Styrelsens största jobb är nu i stort sett över och projektet kommer nu att fortskrida i sin egen takt.
Ansvaret för att informera aktieägarna överförs sedan till entreprenören. Vanligtvis kommer entreprenören att anordna ett kvällsmöte i början för att gå igenom projektets olika skeden. Det är också då som hyresgästerna informeras om när de inte kan bo i lägenheterna och vad som kommer att göras med lösöret under arbetets gång. Det är lämpligt att hyresgästerna är proaktiva och noga följer den information som ges. Hyresgästerna är ofta underinformerade.Det är aktieägarens ansvar att informera även hyresgästerna, så att de inte blir överraskade. Styrelsen bör påminna entreprenören om att även informera hyresgästerna om entreprenören har deras kontaktuppgifter.
Entreprenören kommer att besöka alla hem i början av projektet. Han kommer att ha ett lägenhetskort med sig, som specificerar allt arbete som ingår i kontraktet i den aktuella lägenheten. Hyresgästen måste vara närvarande vid inspektionen, eftersom det är då som hyresgästen får mycket detaljerad information. I detta skede är det värt att vara nyfiken och ställa alla frågor som inte är tydliga. Man kan inte ställa för många frågor, och det är också bra att fråga om det som är självklart så att inget lämnas oklart.
Framstegen följs regelbundet upp vid byggmöten. Mötena bevittnas av representanter för entreprenören. Chefsdesignern är närvarande på designerns sida och vid behov bjuder chefsdesignern även in andra designer. Bostadsbolaget representeras av projektledaren och desponenten. Styrelseledamöter och sakkunniga styrelseledamöter kan också delta i mötena om de så önskar. Styrelsen får bäst bild av ärendenas framsteg genom att delta i mötena, men detta är inte nödvändigt.
Fakturakontroll kräver noggrannhet!
En fastighetsförvaltare kanske inte har all information för att kontrollera fakturor. Liivis har också stött på fastighetsförvaltare som helt enkelt har betalat fakturor utan att kontrollera innehållet i fakturan. Att korrigera saker i efterhand är mycket mödosamt, om till exempel styrelsen råkar upptäcka fel i fakturorna efter att de redan har betalats. All projektfakturering måste ske via projektledaren. Därför måste alla fakturor ha projektledarens godkännandemärke före betalning. Detta gäller även fakturor från projektörer.
Precision i hanteringen!
I varje projekt uppstår oväntade förändringar när man upptäcker att saker eller byggnadsstrukturer inte stämmer överens med planerna. För ändringar under genomförandefasen lämnar konstruktörer och entreprenörer in tilläggsfakturor. Tyvärr stöter tilläggsfakturor för linjerenoveringar ofta på den så kallade husvanan – tilläggsfakturor har gjorts slarvigt. Vid närmare granskning kan det konstateras att en del av det fakturerade arbetet redan ingår i det ursprungliga kontraktet. Ibland är till och med hela tilläggsfakturan oberättigad, eftersom arbetet redan ingår i det ursprungliga kontraktet.
Projektledaren måste vara noggrann när han kontrollerar tilläggsfakturorna. Styrelsen bör också, där så är möjligt, kommentera tilläggsfakturorna.
Se den exakta tidsplanen i artikeln (på finska): kauanko putkiremontti kestää.