Stambytets mottagning

Styrelsens minneslista för mottagningen

Mottagningen är projektets sista skede där styrelsen ännu kan påverka slutresultatet. Fem saker är bra att hålla i minnet under hela mottagningen.

Delta i besiktningarna. Styrelsen bör vara med vid förbesiktningarna och för sin del gå igenom fel och brister. En brist som setts på plats är lättare att kräva åtgärdad än en som lästs på papper.

Informera om tidsfristerna. Aktieägarens krav ska framföras senast vid mottagningsbesiktningen. Berätta detta tydligt och i god tid för aktieägarna, för ett krav som framförs för sent har ett svagt läge.

Kräv en tidsplan för korrigeringarna. För varje rad i fel- och bristlistan antecknas en korrigeringstidsplan vid mottagningsbesiktningen. Vid efterbesiktningarna konstateras att de avtalade arbetena är utförda.

Kom ihåg att slutredovisningen är bindande. De krav som avtalas i den ekonomiska slutredovisningen binder parterna. Oklara tilläggsarbetsfakturor bör redas ut innan redovisningen godkänns.

Kontrollera säkerheterna. Byggtidens säkerhet frigörs först i samband med mottagningen, och i stället kommer garantitidens säkerhet. Se till att den nya säkerheten är ställd innan den gamla frigörs.

Så framskrider skedet i praktiken

Projektet är nu antingen helt eller delvis slutfört.

Ofta utförs arbetet till exempel per hus eller per trappa, så färdigställandet är också förskjutet.

Dessa delbesiktningar kallas för ibruktagningsbesiktningar eller entreprenadbesiktningar.

Efter slutbesiktningen kan de boende i trapphuset eller byggnaden flytta tillbaka till sina lägenheter.

När den sista delen av entreprenaden kommer upp till besiktning kallas besiktningen för mottagningsbesiktning.

Garantitiden för arbetet börjar löpa när det vid mottagningsbesiktningen konstateras att arbetet är godkänt. Övertagandebesiktningen kan delas in i tre delar. Förbesiktning, övertagandebesiktning och ekonomisk slutbesiktning.

Förhandskontrollerna organiseras av projektledaren, som kommer överens med parterna om tidpunkten för kontrollerna.

Byggbolaget meddelar aktieägarna datum för besiktningarna.

Vid besiktningarna kontrolleras att arbetet har utförts i enlighet med avtalet och de myndighetsbesiktningar som krävs enligt bygglovet ingår. För de brister som framkommer vid besiktningen upprättas en fel- och bristförteckning. Styrelsen bör närvara vid besiktningarna och medverka vid genomgången av fel och brister.

Mottagningskontrollen är en okomplicerad process efter de preliminära kontrollerna.

Aktieägare och boende bör ta upp eventuella oavslutade arbeten i projektet före mottagningsbesiktningen.

Under besiktningen granskas en lista över fel och brister som sammanställts av projektledaren och entreprenören ger ett svar. Vid övertagandebesiktningen upprättas en tidplan för hur bristerna ska åtgärdas. Om man inte kan komma överens om alla frågor, antecknas de i protokollet som meningsskiljaktigheter. Om en aktieägare har några krav som rör kontraktet måste dessa presenteras senast vid övertagandebesiktningen.

Den slutliga finansiella rapporten är en integrerad del av kontraktsgodkännandeprocessen.

Syftet med den ekonomiska redovisningen är att komma överens om de ekonomiska fordringarna mellan parterna och att diskutera betalningar och tilläggsfakturor för arbetet.

Byggbolaget tar emot kontraktet.

Byggnadsdepositionen frigörs och entreprenören överlämnar garantidepositionen till bostadsbolaget.

Byggbolaget kommer tillsammans med projektledaren och disponenten att upprätta en rapport till aktieägarna om nedlagda kostnader och händelser i projektet.

Vid uppföljningsinspektioner granskas det arbete som man kommit överens om att korrigera.

En rapport upprättas över uppföljningsinspektionerna, som dokumenterar statusen för de inspekterade ärendena och schemat för eventuella ytterligare korrigeringar.

Aktieägarna informeras om uppföljningsinspektionerna så att de kan delta i inspektionerna om de så önskar.