Stambytets upphandling
Entreprenadupphandlingen är en konstart. En exakt och lockande anbudsförfrågan, en specificerad enhetsprislista och ett väl planerat besök på plats påverkar direkt anbudspriserna. Stirra dig inte blind på företagets namn – be om referenser från styrelseordföranden från tidigare kontrakt.
Jämförbara anbud
Det underlättar jämförelsen av entreprenadanbud om önskade byggdelshelheter antecknas separat i anbuden till exempel:
En enhetsprislista är nödvändig – och likadan från alla anbudsgivare. Det räcker inte att bara begära en lista utan att specificera den: en bra mall finns i Liivis dokumentpaket, som huvudplaneraren vid behov preciserar.
Val av entreprenörer
Meritlistor ger inte nödvändigtvis en korrekt bild. Den bästa informationen får du genom att ringa styrelseordförandena för de tre–fyra senaste entreprenaderna – samtalet ger en konkret bild av det verkliga läget.
Se till att anbudsgivarna har tillräckliga resurser och ekonomiska förutsättningar: om entreprenadbudgeten till exempel är 2 000 000 €, lönar det sig att endast beakta företag vars årsomsättning är minst i samma storleksklass.
Entreprenadförhandlingar: två eller tre anbud väljs ut för närmare behandling. I förhandlingarna beslutas om betalningsposttabell, entreprenadprogram och entreprenadgränser, och projektledaren upprättar ett byggnadsbeslutsförslag.
Skötselvederlagen fastställs före starten
Under byggtiden ändras vederlagen ofta – beslut om ändrade vederlag ska fattas på bolagsstämman innan byggandet startar. Skötselvederlaget förblir oförändrat, men åtminstone om följande lönar det sig att informera:
Så framskrider skedet i praktiken
Det är värt att utforma en avtalsupphandling på ett sätt som hjälper i dessa resursbristsituationer. En precis och snabbt illustrativ offertförfrågan och ett välplanerat inspektionsbesök på plats har en betydande inverkan på offertpriserna. I offertförfrågan är det en bra idé att uppmärksamma bostadsbolagets särdrag, vilket antingen kan minska kontraktskostnaderna eller orsaka särskilda kostnader.
En enhetsprislista är avgörande i anbudet. Det är viktigt att alla anbud innehåller en liknande enhetsprislista. En bra mall för enhetsprislistor finns i Liivis dokumentpaket, och huvudkonstruktören bör specificera denna mall vid behov. Det räcker därför inte att bara begära en enhetsprislista i anbudsförfrågan utan att specificera den mer i detalj.
Att få företag med tillräcklig expertis och expertis inom området att konkurrera om ett kontrakt kan vara utmanande. Detta bör beaktas genom att göra anbudsförfrågan så attraktiv som möjligt för entreprenörer och genom att ta bort faktorer som kan begränsa intresset för att lämna anbud. Meritlistorna som bifogas anbuden ger inte nödvändigtvis en rättvisande bild av företagen. Den bästa informationen kan erhållas genom att ringa styrelseordförandena för de tre eller fyra senaste kontrakten. Ett samtal med dem belyser ofta den verkliga situationen i konkreta termer.
Välj de företag som du begär ett anbud från. Företagen måste ha tillräckliga resurser för att genomföra projekten. Om budgeten för ditt kontrakt till exempel är 2 000 000 euro, bör entreprenören också vara tillräckligt stor. Endast företag med en årlig omsättning på minst samma nivå bör beaktas. Se till att entreprenören har tillräckliga resurser och ekonomiska förutsättningar för att genomföra kontraktet.
Ibland finns det bara ett begränsat antal företag i området som har investerat i entreprenad för linjerenovering. I detta skede bör styrelsen göra grundarbetet noggrant och undersöka de företag som offertförfrågan ska skickas till. Det är också värt att lägga tid på att höra åsikterna från styrelseordförandena för bostadsbolag som redan har slutfört projektet om de företag som offertförfrågan ska skickas till. Byggplatsnämnderna för renoveringsprojekt i området ger bra information om vilka företag som har lämnat vinnande anbud.
Projektledaren har föreslagit den avtalsform som ska användas innan anbudstävlingen genomförs. Projektledaren genomför en anbudstävling. Efter att ha mottagit anbuden presenterar projektledaren resultatet för styrelsen. Två eller tre anbud väljs ut för vidare behandling, och bland dessa sker detaljerade kontraktsförhandlingar. I samband med förhandlingarna beslutas också om betalningsplanen, kontraktsprogrammet och kontraktsgränserna. På grundval av avtalsförhandlingarna utarbetar projektledaren ett utkast till byggbeslut i enlighet med bostadsbolag styrelses önskemål.
Det är dags för ännu en årsstämma. Vid stämman kommer aktieägarna att få ta del av de färdiga planerna och få exakt information om vad som ska göras i bostadsbolag, med vilken kvalitet och enligt vilken tidplan. Det förslag till genomförandebeslut som projektledaren har tagit fram kommer att presenteras på stämman. Förvaltaren kommer att presentera en mer exakt ekonomisk plan nu när kostnaden för arbetet är känd. Bolagsstämman antar projektbeslutet och bemyndigar styrelsen att underteckna kontraktet och påbörja genomförandefasen. Bolagsstämman bemyndigar förvaltaren att ansöka om ett renoveringslån. Bemyndigandet ges för det belopp i euro som bolagsstämman beslutar. Bolagsstämman beslutar att vid behov ansöka om ett tillräckligt antal nya hypoteksobligationer för att säkra lånet och beslutar att antsätta både bolagets befintliga och nya hypoteksobligationer.