Projektledaren konkurrensutsätter planerarna, som utifrån projektplanen utarbetar ritningar och byggnadshandlingar för entreprenadupphandlingen. Föredra planerare från samma ort – kännedom om objektet minskar planeringsfel.
Projektet ska ha en huvudplanerare som samordnar att planerna är förenliga och lagenliga. Låt granska utkasten i tid, oupptäckta fel blir dyra tilläggsarbeten i genomförandefasen.
Under planeringen hålls 3–4 planeringsmöten. Det är också en bra idé att minst en styrelseledamot deltar i mötena och sätter sig in i de presenterade planerna så noggrant som möjligt.
Planerna först
Stambytet är för många den stund då drömmen om ett nytt kök eller badrum förverkligas. Men entreprenören hinner inte planera dina ändringar vid sidan av arbetet – det är den vanligaste fallgropen.
Beställ avvikande ändringar via huvudplaneraren i god tid. Aktieägaren är själv beställare och betalare av sitt ändringsarbete, disponenten säkerställer lagenligheten och antecknar ändringarna i serviceboken.
Så framskrider skedet i praktiken
Projektet går nu in i fasen för planering av genomförandet. Syftet med projekteringsfasen är att utifrån projektplanen ta fram de nödvändiga dokument och ritningar för genomförandet av byggprojektet
Designplanen kommer att fungera som den huvudsakliga riktlinjen under hela designprocessen. Projektledaren förbereder och genomför anbudsförfarandet för de projektörer som ska genomföra projektet. Det är lämpligt att utforma anbudsinfordran tillräckligt noggrant för att säkerställa att anbuden är jämförbara. Vid val av projektörer bör man ta hänsyn till deras resurser och kvalifikationer, och det är viktigt att be om referenser. Det rekommenderas starkt att projektörerna kommer från samma ort som bostadsbolaget. Erfarenheten har lärt oss att planeringen kan vara utmanande om planerarna befinner sig längre bort. Detta kan leda till fel i planeringen när planeraren inte känner till den plats som ska planeras och dess specifika egenskaper. I en bra designtävling ingår också ett besök på plats i designområdet. Här presenterar projektledaren och styrelsen byggnaderna, deras historia och eventuella speciella egenskaper hos byggnaden som måste beaktas i designen.
Eftersom byggnaden uppfördes för cirka 50 år sedan har mycket hänt under den tiden. De befintliga ritningarna speglar inte längre verkligheten. I arkitektupphandlingen bör det ingå att ta fram aktuella ritningar, dvs. att konvertera ritningarna till digitalt format och ange vilka ändringar som gjorts i ritningarna under åren. På så sätt får de olika konstruktörerna tillgång till ritningsunderlag som speglar den aktuella situationen.
Alternativ: Om projektören har möjlighet att ta fram aktuella ritningar kan dessa ingå i kontraktet för projektering av projektet. På så sätt finns de uppdaterade ritningarna tillgängliga vid tidpunkten för begäran om designanbud och designen kan påbörjas så snart designkontrakten har undertecknats.
Projektledaren presenterar de inkomna designförslagen för styrelsen och styrelsen väljer ut designerna. Projektledaren och anbudsgivarna upprättar designkontrakt och betalningsplaner.
I designavtalet anges en tidsplan och milstolpar för planerna, vilket gör det enkelt att övervaka framstegen och hålla tidsplanen. Styrelsens ordförande undertecknar avtalers.
Planeringen fortskrider i enlighet med planeringsavtalet. Under planeringsprocessen hålls 3-4 planeringsmöten för att diskutera hur planerna fortskrider och om de är kompatibla. Projektledaren ser till att planerna överensstämmer med projektplanens krav och omfattning. Projektledaren leder också projekteringsmötena, alternativt kan huvudprojektören leda mötena.
Utkast till planer bör färdigställas så snart som möjligt efter att planeringen påbörjats. Dessa skisser kommer att överlämnas till projektledaren för granskning. Om bostadsbolag har ett professionellt byggföretag eller en sakkunnig styrelseledamot är det också lämpligt att låta dem kontrollera utkasten. Projektledaren och den sakkunniga styrelseledamoten kan hitta fel och brister i utkasten till planer som är lätta att korrigera i detta skede. Noggrannhet och kvalitet i utformningen är viktiga faktorer när man överväger planer. Oupptäckta fel kan leda till kostsamt extraarbete under genomförandefasen som hade kunnat undvikas genom noggrann planering.
När genomförandeplanerna har färdigställts kommer projektledaren och en sakkunnig styrelseledamot att titta närmare på planerna. Styrelsen rekommenderas också starkt att studera planerna så noggrant som möjligt. Det är värt att ta sig tid att göra detta, även om styrelsen inte är expert.
Efter cirka två veckors granskning kan ett slutligt projekteringsmöte hållas för att gå igenom planerna och bekräfta att de överensstämmer med projekteringsavtalet. När styrelsen har godkänt genomförandeplanerna avslutas projekteringsfasen med att bygglovshandlingarna upprättas.
Genomförandeplanerna kommer att bifogas anbudsinfordran. På grundval av planerna Projektets omfattning och kvantitet. Detta gör att projektet kan genomföras. Det är dock bra att förstå att ett stort projekt är en noggrant planerad maskin. En av de vanligaste fallgroparna är antagandet att entreprenören kommer att ha tid att planera fastighetsägarens egna förändringar tillsammans med arbetet. Så är inte fallet. Entreprenörens fokus ligger strikt på att hantera helheten, och de har inte resurser för tung specialplanering under genomförandefasen. Det är därför Liivis alltid betonar : planer först.
Om du vill göra förändringar som avviker från bostadsbolagets grundlösning, beställ designen via huvudkonstruktören i god tid. Kom ihåg att fastighetsägaren själv beställer ändringsarbetet och betalar de merkostnader som uppstår. Disponenten säkerställer arbetets laglighet och tar hand om besiktningarna så att ändringarna hamnar i den officiella underhållsboken. En välplanerad förändring är en glädje för aktieägaren, men en dåligt förberedd kan stoppa hela arbetslinjen.