Projektplanen är projektets manus: den definierar omfattning, funktion och kostnader innan något ritas – och jämför 2–3 genomförandealternativ med kostnadsskillnader. Den största enskilda frågan: relinas avloppen eller förnyas de helt?
Så konkurrensutsätter ni projektplaneraren
Klokast är att begära anbud på hela paketet: projektplanering, entreprenadupphandling och tillsyn under byggtiden. När samma expert följer med från start till mål försvinner ingen information på vägen.
"Varför ska jag betala för ett nytt badrum, när jag renoverade mitt eget för två år sedan?" Aktieägaren har rätt till gottgörelse om en tidigare renovering ger besparingar i den gemensamma entreprenaden. Skriv ner gottgörelseprinciperna redan innan projektet startar – det förebygger tvister och skapar förtroende.
▶Video: Ersättningar i linjesanering (10:03)Innehållet i projektplaneringsanbudet
Vilka utgångsuppgifter ges till projektplaneraren?
Vilka frågor ska projektplaneraren ta ställning till?
Styrelsen behöver expertens tydliga ställningstagande i projektplanen till åtminstone dessa detaljer:
Så framskrider skedet i praktiken
När renoveringen av bygglinjen påbörjas står bostadsbolagets styrelse inför en stor utmaning. Det första och kanske viktigaste steget är att skaffa expertis. Nu är det dags att anbudsinfordra en projektör. Själva projektplanen är projektets "manus". Den definierar projektets omfattning funktionalitet och kostnader innan ens en gräns är dragen. Experten måste ta ställning till svåra frågor. Ska avloppen bytas ut helt eller räcker det med en lagning? Hur ska man ta hänsyn till laddningsbehovet för elbilar eller nyrenoverade badrum?
Erbjudandet begärs in tre etapper.
Det rekommenderas att anbudsförfarandet för projektering, entreprenadupphandling och byggövervakning genomförs samtidigt. På så sätt flödar informationen oavbrutet genom hela projektet. Det är bra om allt detta utförs av samma expert. Informationen förblir under god kontroll hela tiden när den ansvariga personen inte byts ut däremellan. Ett annat alternativ är att endast lämna anbud på projektören. I detta alternativ, efter att projektplanen är färdigställd, anlitas en projektledare, vars uppgift blir att hantera entreprenadupphandlingen och övervaka byggnationen, inklusive tillsyn under garantiperioden.
Syftet med projektplanering är att definiera projektet före genomförandeplanering. Projektplanen förklarar projektets omfattning, funktionalitet och kostnader. Planen inkluderar två eller tre genomförandealternativ, deras jämförelse och kostnadsskillnaderna mellan alternativen.
Avloppsledningar orsakar ofta mycket diskussion. Frågan är: ska avloppen vara igensatta eller ska de bytas ut helt. Projektplanen tar också ställning till tidpunkten för projektets planering och genomförande.
Projekteringsprocessen involverar den expert som tar fram projektplanen, bostadsbolagets hyresgäster i form av en hyresgästenkät, bostadsbolagets styrelse och disponenten. Dessutom kan bostadsaktiebolaget ha sakkunniga ledamöter som väljs in i styrelsen. Disponenten är involverad under hela projektplaneringsfasen. Han upprättar också en finansieringsplan och bestämmer storleken på de framtida finansieringsavgifterna.
Varför skulle jag betala för ett nytt badrum när jag renoverade mitt för bara två år sedan? Det är en fråga som dyker upp i nästan alla bostadsbolag. Svaret finns i termen ersättning i bostadsbolagslagen, även om det i praktiken kallas ekonomisk ersättning. För att säkerställa att ingen behöver betala för samma renovering två gånger har en aktieägare rätt att ansöka om återbetalning av sitt ekonomiska bidrag om den renovering de genomfört tidigare medför besparingar för bolagets gemensamma projekt. Det är en ren rättvisefråga. Det rekommenderas att ersättningen beslutas vid denna bolagsstämma och att styrelsen ges rätt att beräkna ersättning för dem som är berättigade till ersättning. När spelreglerna skrivs in i bolagsstämmans dagordning och de kommuniceras tydligt undviks onödiga tvister och oklarheter. En tydlig ersättningsmodell skapar förtroende för att bostadsbolaget arbetar professionellt och att varje aktieägare behandlas lika.
Styrelsen har nu tillräcklig information för att kunna presentera projektet för generalförsamlingen. Projektplaneraren presenterar projektet för generalförsamlingen, som fattar beslut om projektet och bemyndigar styrelsen att driva projektet framåt. Styrelsen kan nu begära in anbud från konstruktörerna och genomföra en anbudsinfordran.
Ofta ingår det redan i projektplanerarens arbetsuppgifter att upphandla konstruktörer och leda konstruktionsfasen. Om en separat projektledare har anlitats i projektskedet är det projektledarens ansvarsområden.