Hallituksen urakka on jo suurelta osin ohi – hanke etenee nyt omalla painollaan, ja informointivastuu osakkaille siirtyy urakoitsijalle. Kolme asiaa vaativat silti valppautta:
Informointi siirtyy urakoitsijalle
Urakoitsija järjestää heti alussa tupaillan, jossa käydään läpi urakan vaiheet – myös se, milloin asunnoissa ei voi asua ja mitä irtaimistolle tehdään. Olkaa aktiivisia ja huomioikaa annettu informaatio tarkasti.
Vuokralaiset jäävät usein vajaasti tiedotetuiksi. Osakkaan velvollisuus on kertoa tiedot myös vuokralaisille – ja hallituksen kannattaa muistuttaa urakoitsijaa informoimaan heitä, jos yhteystiedot ovat urakoitsijalla.
Laskujen tarkastaminen vaatii tarkkuutta
Kaikki projektin laskutus – myös suunnittelijoiden laskut – kulkee projektipäällikön kautta, ja jokaisessa laskussa tulee olla hänen hyväksyntämerkintänsä ennen maksamista.
Liivis on kohdannut isännöitsijöitä, jotka ovat maksaneet laskut tarkastamatta sisältöjä. Asioiden korjaaminen jälkikäteen on hyvin työlästä.
Urakoitsija esitti muuttuneiden suunnitelmien perusteella 26 000 euron lisätyölaskun. Tarkemmin tarkasteltuna perusteltuja olivat vain 4 000 euron materiaalikustannukset – muut "muutokset" ainoastaan täsmensivät alkuperäistä urakkatarjousta.
Urakoitsija ehdotti säästettäviksi merkittyjen poistoilmaventtiilien uusimista: "venttiili maksaa vain 10–20 €". Kokonaiskustannus olisi ollut yli 2 000 € – eikä vaihdolle löytynyt perustetta, sillä venttiilit oli uusittu 2004. Pidättäydyttiin alkuperäisessä suunnitelmassa.
Näin vaihe etenee käytännössä
Saatuaan valtuudet hallituksen puheenjohtaja allekirjoittaa urakkatarjouksen ja toteutusvaihe voidaan katsoa alkaneeksi. Urakoitsija toimittaa tilaajalle todistuksen rakennushankkeen aikaisesta vakuudesta, jonka projektipäällikkö tarkastaa. Hallituksen urakka on jo suurelta osin ohitse, ja hanke etenee tästä eteenpäin omalla painollaan.
Informointivastuu osakkaille siirtyy tässä vaiheessa urakoitsijalle. Yleensä urakoitsija järjestää heti alussa tupaillan, jossa käydään läpi urakan vaiheet. Tässä vaiheessa kerrotaan myös, milloin asunnoissa ei voi asua ja mitä irtaimistoille tehdään urakan aikana. Osakkaiden kannattaa olla aktiivisia ja huomioida annettu informaatio tarkasti. Vuokralaiset jäävät usein vajaasti tiedotetuiksi. Osakkaan velvollisuus on kertoa tiedot myös vuokralaisille, jotta asiat eivät tule heille yllätyksinä. Hallituksen kannattaa muistuttaa urakoitsijaa informoimaan myös vuokralaisia, mikäli urakoitsijalla on heidän yhteystietonsa.
Urakoitsija käy urakan aluksi kaikissa asunnoissa. Hänellä on mukanaan huoneistokortti, joka määrittelee kaikki kyseisessä huoneistossa urakkaan sisältyvät työt. Huoneistokatselmuksessa osakkaan tulee olla paikalla, sillä tässä tilaisuudessa osakkaalle kerrotaan asiat hyvin yksityiskohtaisesti. Tässä vaiheessa kannattaa olla utelias ja kysyä kaikki epäselvät asiat. Kysymyksiä ei voi tehdä liikaa ja myös selvistä asioista kannattaa kysyä, jotta mikään ei jää epäselväksi.
Työn etenemistä seurataan säännöllisesti työmaakokouksissa. Kokouksissa ovat mukana urakoitsijan edustajat. Suunnittelijoiden puolelta mukana on pääsuunnittelija ja tarvittaessa pääsuunnittelija kutsuu mukaan myös muita suunnittelijoita. Taloyhtiötä edustavat projektipäällikkö ja isännöitsijä. Kokouksiin voivat halutessaan osallistua myös hallituksen jäsenet ja hallituksen asiantuntijajäsenet. Hallitus saa parhaan kuvan asioiden etenemisestä olemalla mukana kokouksissa, mutta tämä ei ole välttämätöntä.
Laskujen tarkastaminen vaatii tarkkuutta!
Isännöitsijällä ei välttämättä ole kaikkea tietoa laskujen tarkastamiseen. Liivis onkin kohdannut myös isännöitsijöitä, jotka ovat vain maksaneet laskut tarkastamatta laskun sisältöjä. Asioiden korjaaminen jälkikäteen on hyvin työlästä, jos esimerkiksi hallitus sattuu huomaamaan virheellisyyksiä laskuissa sen jälkeen, kun ne on jo maksettu. Kaikki projektin laskutus tulee käydä projektipäällikön kautta. Tämän vuoksi kaikissa laskuissa tulee olla projektipäällikön hyväksyntämerkintä ennen maksamista. Tämä koskee myös suunnittelijoiden laskuja.
Tarkkuutta myös lisälaskujen käsittelyssä!
Jokaisessa urakassa tulee vastaan yllättäviä muutoksia, kun todetaan, että asiat tai talon rakenteet eivät vastaa suunnitelmia. Toteutusvaiheen muutoksista esittävät suunnittelijat ja urakoitsijat lisätyölaskuja. Valitettavan usein linjaremonttien lisälaskutuksissa tulee vastaan ns. talon tapa – lisätyölaskut on tehty huolimattomasti. Tarkemmalla tarkastelulla saatetaan huomata, että osa laskutettavista töistä sisältyy jo alkuperäiseen urakkaan. Joskus jopa koko lisätyölasku on perusteeton, koska työt sisältyvät jo alkuperäiseen urakkaan.
Projektipäällikön tulee olla huolellinen lisätyölaskuja tarkastaessaan. Myös hallituksen kannattaa mahdollisuuksiensa mukaan ottaa kantaa lisätyölaskuihin.
Katso tarkka aikataulu artikkelista: kauanko putkiremontti kestää.