Putkiremontin kilpailutus
Urakkakilpailutus on taitolaji. Täsmällinen ja houkutteleva tarjouspyyntö, yksilöity yksikköhintaluettelo ja hyvin suunniteltu tutustumiskäynti vaikuttavat suoraan tarjoushintoihin. Älä tuijota vain yrityksen nimeä – kysy referensseistä aiempien urakoiden hallitusten puheenjohtajilta.
Vertailukelpoiset tarjoukset
Urakkatarjousten vertailua helpottaa, jos tarjouksiin on kirjattu erikseen halutut rakennusosakokonaisuudet kuten esimerkiksi:
Yksikköhintaluettelo on välttämätön – ja kaikilta tarjoajilta samanlaisena. Ei riitä, että luetteloa vain pyydetään yksilöimättä sitä: hyvä pohja löytyy Liiviksen dokumenttipaketista, jota pääsuunnittelija tarvittaessa täsmentää.
Urakoitsijoiden valinta
Meriittilistat eivät välttämättä anna oikeaa kuvaa. Parasta tietoa saat soittamalla kolmen–neljän viimeisimmän urakan hallitusten puheenjohtajille – puhelu valaisee todellisen tilanteen konkreettisesti.
Varmista, että tarjoajilla on riittävät resurssit ja taloudelliset edellytykset: jos urakkabudjetti on esimerkiksi 2 000 000 €, tarkasteluun kannattaa ottaa vain yritykset, joiden vuosiliikevaihto on vähintään samaa luokkaa.
Urakkaneuvottelut: kaksi tai kolme tarjousta valitaan tarkempaan käsittelyyn. Neuvotteluissa päätetään maksuerätaulukosta, urakkaohjelmasta ja urakkarajoista, ja projektipäällikkö laatii rakentamispäätösesityksen.
Hoitovastikkeet päätetään ennen aloitusta
Rakentamisaikana vastikkeet usein muuttuvat – muuttuvista vastikkeista tulee tehdä päätös yhtiökokouksessa ennen rakentamisen aloittamista. Hoitovastike säilyy ennallaan, mutta ainakin näistä kannattaa informoida:
Näin vaihe etenee käytännössä
Urakkakilpailutus on taitolaji. Rakennusliikkeiden laskentaresurssit ovat usein kuviteltua vähäisemmät, joten täsmällinen ja houkutteleva tarjouspyyntö takaa parhaat tulokset. Urakkatarjouspyyntö kannattaa laatia niin, että se auttaa näissä resurssipulan tilanteissa. Täsmällinen ja nopeasti havainnollistava tarjouspyyntö, sekä hyvin suunniteltu tutustumiskäynti paikan päällä vaikuttavat merkittävästi tarjoushintoihin. Tarjouspyynnössä on hyvä kiinnittää huomio taloyhtiön erityispiirteisiin, jotka voivat joko alentaa urakkakustannuksia tai aiheuttaa erityiskustannuksia.
Yksikköhintaluettelo tarjouksessa on välttämätön. On tärkeää, että kaikki tarjoukset sisältävät samanlaisen yksikköhintaluettelon. Hyvä yksikköhintaluettelopohja löytyy Liiviksen dokumenttipaketista, ja tätä pohjaa kannattaa pääsuunnittelijan tarvittaessa täsmentää. Ei siis riitä, että urakkatarjouspyynnössä vain pyydetään yksikköhintaluetteloa yksilöimättä sitä tarkemmin.
Linjaremonttiurakointiin panostaneita yrityksiä on paikkakunnalla joskus rajallisesti. Tässä vaiheessa hallituksen kannattaa tehdä pohjatyöt huolellisesti ja tutkia yritykset, joille tarjouspyyntö lähetetään. Kannattaa oikeasti käyttää aikaa myös jo projektin tehneiden taloyhtiöiden hallitusten puheenjohtajien mielipiteiden kuulemiseen yrityksistä, joille tarjouspyyntöjä lähetetään. Paikkakunnan remonttikohteiden työmaatauluista saa hyvää tietoa siitä, mitkä yritykset ovat tehneet voittavia tarjouksia.
Riittävän asiantuntevien ja alalla kunnostautuneiden yritysten saaminen urakkakilpailuun voi olla haastavaa. Tämä kannattaa huomioida tekemällä tarjouspyynnöstä mahdollisimman houkuttelevan urakoitsijoille ja poistamalla tekijöitä, jotka saattaisivat rajoittaa kiinnostusta tarjouksen tekemiseen. Urakkatarjouksiin liitetyt meriittilistat eivät välttämättä anna oikeaa kuvaa yrityksistä. Parasta tietoa saat soittamalla kolmen tai neljän viimeisimmän urakan hallituksen puheenjohtajille. Puhelu heidän kanssaan valaisee usein todellista tilannetta konkreettisesti. Valikoi yritykset, jolta tarjousta pyydetään. Yrityksillä tulee olla riittävät resurssit hankkeet toteuttamiseen. Jos urakkanne budjetti on esimerkiksi 2 000 000 euroa, tulee urakoitsijankin olla jo riittävän suuri. Tarkasteluun kannattaa ottaa vain yritykset, joiden vuosiliikevaihto on vähintään samaa luokkaa. Varmista etukäteen, että urakkakisaan osallistuvilla urakoitsijoilla on riittävät resurssit ja taloudelliset edellytykset toteuttaa urakka.
Projektipäällikkö on ennen tarjouspyyntökisan toteutusta ehdottanut käytettävää urakkamuotoa. Urakkatarjoukset saatuaan projektipäällikkö esittelee tulokset hallitukselle. Kaksi tai kolme tarjousta valitaan tarkempaan käsittelyyn, ja näiden kesken käydään täsmentävät urakkaneuvottelut. Urakkaneuvotteluissa päätetään myös maksuerätaulukosta, urakkaohjelmasta ja urakkarajoista. Urakkaneuvotteluiden perusteella projektipäällikkö laatii rakentamispäätösesityksen taloyhtiön hallituksen toiveiden mukaisesti.
On aika pitää jälleen yhtiökokous. Kokouksessa osakkaille esitellään valmiit suunnitelmat ja annetaan täsmällistä tietoa siitä, mitä taloyhtiössä tullaan tekemään, millä laatutasolla ja millä aikataululla. Projektipäällikön laatima rakennuspäätösesitys esitellään yhtiökokoukselle. Isännöitsijä esittelee täsmällisemmän rahoitussuunnitelman, kun urakan kustannukset ovat nyt selvillä.
Yhtiökokous tekee hankepäätöksen ja antaa hallitukselle oikeuden allekirjoittaa urakkasopimuksen ja aloittaa toteutusvaiheen. Yhtiökokous myöntää isännöitsijälle oikeuden hakea remonttilainaa. Valtuudet annetaan yhtiökokouksen päättämälle euromäärälle. Yhtiökokous päättää, että tarvittaessa haetaan riittävä määrä uusia panttikirjoja lainan vakuudeksi, ja päätetään pantata sekä yhtiön nykyiset että uudet panttikirjat.