Projektipäällikkö kilpailuttaa suunnittelijat, jotka laativat hankesuunnitelman pohjalta piirustukset ja rakennusasiakirjat urakkakilpailua varten. Suosi saman paikkakunnan suunnittelijoita – kohteen tuntemus vähentää suunnitteluvirheitä.
Projektilla tulee olla pääsuunnittelija, joka koordinoi suunnitelmien yhteensopivuuden ja lainmukaisuuden. Tarkastuttakaa luonnokset ajoissa: löytämättömät virheet muuttuvat toteutusvaiheessa kalliiksi lisätöiksi.
Suunnittelun aikana pidetään 3–4 suunnittelukokousta. Myös ainakin yhden hallituksen jäsenen kannattaa osallistua kokouksiin ja tutustua esiteltyihin suunnitelmiin niin tarkasti kuin mahdollista.
Suunnitelmat ensin
Linjasaneeraus on monelle se hetki, jolloin toteutetaan haaveet uudesta keittiöstä tai kylpyhuoneesta. Mutta urakoitsija ei ehdi suunnitella muutoksiasi työn ohessa – se on yleisin sudenkuoppa.
Tilaa poikkeavat muutokset pääsuunnittelijan kautta hyvissä ajoin. Osakas on itse muutostyönsä tilaaja ja maksaja; isännöitsijä varmistaa lainmukaisuuden ja kirjaa muutokset huoltokirjaan.
Näin vaihe etenee käytännössä
Projektissa siirrytään nyt toteutussuunnitteluvaiheeseen. Suunnitteluohjelma toimii tärkeimpänä ohjenuorana koko suunnittelun ajan.
Projektipäällikkö valmistelee ja suorittaa tarjouskilpailun toteutussuunnittelijoista. Tarjouspyyntö kannattaa laatia niin huolellisesti, että tarjouksista tulee vertailukelpoisia. Suunnittelijoita valittaessa tulee kiinnittää huomiota heidän resursseihinsa ja pätevyyteensä, ja on tärkeää kysyä referenssikohteita. On erittäin suositeltavaa, että suunnittelijat ovat samalta paikkakunnalta kuin taloyhtiö. Kokemus on opettanut suunnittelun olevan haastavaa, jos suunnittelijat ovat kauempana. Tästä voi aiheutua suunnitteluvirheitä, kun suunnittelija ei tunne suunniteltavaa kohdetta eikä sen erityispiirteitä kunnolla. Hyvään suunnittelutarjouskisaan kuuluu myös tutustuminen suunnittelukohteeseen paikan päällä. Tällöin projektipäällikkö ja hallitus esittelevät rakennukset, niiden historian ja mahdolliset taloyhtiön erikoispiirteet, jotka suunnittelussa tulee huomioida.
Kun taloyhtiö on rakennettu noin 50 vuotta sitten, on tässä ajassa ehtinyt tapahtua paljon. Olemassa olevat piirustukset eivät enää vastaa todellisuutta. Arkkitehtisuunnittelun tarjouspyyntöön tulee sisällyttää ajantasakuvien valmistaminen, eli piirustusten muuntaminen digitaaliseen muotoon ja niiden täsmentäminen vuosien varrella tehdyillä muutoksilla. Näin eri suunnittelijat saavat käyttöönsä tämän hetken tilannetta vastaavat piirustuspohjat.
Vaihtoehto: jos hankesuunnittelijalla on kyky tehdä ajantasapiirustukset, voidaan ne lisätä hankesuunnittelusopimukseen. Näin toimien ovat ajantasaiset piirustukset käytettävissä jo suunnittelutarjouksia haettaessa ja suunnittelu voi siten alkaa heti, kun suunnittelusopimukset on allekirjoitettu.
Projektipäällikkö esittelee saadut suunnittelutarjoukset hallitukselle, ja hallitus valitsee suunnittelijat. Projektipäällikkö ja tarjoajat laativat suunnittelusopimukset ja maksuerätaulukot. Suunnittelusopimuksessa määritellään suunnitelmien aikataulu ja välitavoitteet, jotta suunnitelmien etenemistä ja aikataulussa pysymistä on helppo seurata. Hallituksen puheenjohtaja allekirjoittaa sopimukset.
Suunnittelu etenee suunnittelusopimuksen mukaisesti. Suunnittelun aikana pidetään 3-4 suunnittelukokousta, joissa käsitellään suunnitelmien etenemistä ja niiden yhteensopivuutta. Projektipäällikkö valvoo, että suunnitelmat vastaavat hankesuunnitelman vaatimuksia ja laajuutta. Projektipäällikkö toimii myös suunnittelukokousten vetäjänä, tai vaihtoehtoisesti pääsuunnittelija voi vetää kokoukset.
Suunnitelmista tulisi valmistua luonnossuunnitelmat mahdollisimman nopeasti suunnittelun alettua. Nämä luonnossuunnitelmat annetaan projektipäällikölle tarkastettavaksi. Jos taloyhtiöllä on osakkaana rakennusalan ammattilainen tai käytössään hallituksen asiantuntijajäsen, kannattaa luonnokset tarkistuttaa myös heidän toimestaan. Projektipäällikkö ja hallituksen asiantuntijajäsen saattavat löytää luonnossuunnitelmista virheitä ja puutteita, jotka ovat tässä vaiheessa helppo korjata. Suunnittelun tarkkuus ja laatu ovat tärkeitä tekijöitä suunnitelmia tarkasteltaessa. Löytymättömät virheet voivat aiheuttaa toteutusvaiheen aikana kalliita lisätöitä, jotka olisi ollut huolellisen suunnittelun avulla vältettävissä.
Toteutussuunnitelmien valmistuttua projektipäällikkö ja hallituksen asiantuntijajäsen tutustuvat vielä huolellisesti suunnitelmiin. Myös hallituksen kannattaa ehdottomasti tutustua suunnitelmiin niin tarkasti kuin mahdollista. Tähän kannattaa käyttää aikaa, vaikka hallituksessa ei olisikaan asiantuntijoita.
Noin kahden viikon tarkastusajan jälkeen voidaan pitää suunnittelun loppukokous, jossa vielä käydään suunnitelmat läpi ja todetaan ne suunnittelusopimusta vastaaviksi. Hallituksen hyväksyttyä toteutussuunnitelmat, suunnitteluvaihe päättyy rakennuslupa-asiakirjojen laatimiseen.
Toteutussuunnitelmat tulevat urakkatarjouspyynnön liitteeksi. Suunnitelmien perusteella selviää hankkeen laajuus- ja määrätiedot. Näiden perusteella hanke voidaan toteuttaa.
Linjasaneeraus on monelle osakkaalle se hetki, jolloin vihdoin toteutetaan pitkäaikaiset haaveet uudesta keittiöstä tai tyylikkäämmästä kylpyhuoneesta. On kuitenkin hyvä ymmärtää, että suuri urakka on tarkkaan aikataulutettu koneisto. Yksi yleisimmistä sudenkuopista on oletus, että urakoitsija ehtii suunnitella osakkaan omat muutokset siinä työn ohessa. Näin ei ole. Urakoitsijan keskittyminen on tiukasti kokonaisuuden hallinnassa, eikä heillä ole resursseja raskaaseen erikoissuunnitteluun toteutusvaiheessa. Siksi Liivis aina korostaa : omat suunnitelmat ajoissa.
Jos haluat tehdä muutoksia, jotka poikkeavat taloyhtiön perusratkaisusta, tilaa suunnittelu pääsuunnittelijan kautta hyvissä ajoin. Muista, että osakas on itse muutostyönsä tilaaja ja maksaa siitä aiheutuvat lisäkustannukset. Isännöitsijä varmistaa työn lainmukaisuuden ja huolehtii tarkastuksista, jotta muutokset päätyvät viralliseen huoltokirjaan. Hyvin suunniteltu muutos on ilo osakkaalle, mutta huonosti valmisteltu voi pysäyttää koko urakan työt.