Suomessa isännöinti on noussut viime vuosina toistuvasti otsikoihin, eikä valitettavasti aina positiivisessa valossa. Vaikka alalla toimii suuri määrä rautaisia ammattilaisia, asukkaiden kokemukset kertovat karua kieltä: epäselvää laskutusta, puutteellista viestintää, vastuun pakoilua ja hitaasti eteneviä remontteja. Tämä on monisyinen ongelma, joka vaikuttaa suoraan suomalaisten suurimpaan varallisuuserään – omiin koteihin. Monet taloyhtiöiden osakkaat ja hallitukset kokevat, että isännöitsijöiden osaamisessa on puutteita. Erityisesti taloudenhoidossa, raportoinnissa ja teknisessä ymmärryksessä. Isännöinnin laadulle ei ole viranomaisvalvontaa, vaan vastuu toiminnan tasosta on pitkälti taloyhtiön hallituksella ja osakkailla. Tämä voi johtaa tilanteisiin, joissa isännöitsijän toiminta ei kohtaa osakkaiden odotuksia eikä aina taloyhtiön etua parhaalla mahdollisella tavalla.

Vaikka tämä blogikirjoitus tuo esiin isännöinnin ongelmia, niin muistetaan alalla toimivan myös paljon ammattitaitoisia ja vastuullisia isännöitsijöitä, jotka tekevät työnsä hyvin ja laadukkaasti.

Taloudenhoito

Hyvä toimintatapa hallitukselle on seurata laskutuksia ja taloutta säännöllisesti. Seurannan kautta löytyy usein puutteita, laiminlyöntejä ja virheellisiä laskutuksia.

• pieniä lisämaksuja tai erillisveloituksia sisällytetään laskuihin ilman selkeää perustetta tai ennakkotietoa.
• erillislaskuja ei esitetä hallitukselle hyväksyttäväksi tai edes tarkasteltavaksi.
• laskutusperusteiden koetaan joskus olevan epämääräisiä ja dokumentaatio puutteellista.
• hankintoja on suoritettu ilman avointa kilpailutusta ja hankinnan toteutus on jäänyt seuraamatta.

Raportoinnin puutteet

Isännöitsijät esittävät usein vain toteutuneita lukuja, mutta ennakoiva talouden seuranta jää hallituksen omille harteille. Pelkkä tuloslaskelma ei kerro, riittääkö kassa heinäkuussa tai joulukuussa. Vaatikaa isännöitsijältä säännöllistä raportointia, jossa näkyy myös ennakoitu kassatilanne vuoden loppuun asti. Säännöllisessä raportissa käydään läpi myös vastiketulot ja selvitys vastiketulojen puutteista, jos sellaisia esiintyy. Hyvässä raportissa on esitelty myös isännöinnin erillisveloitukset ja niiden perusteet, sekä myös erillisveloitusten hyväksyntämenettelyt. Erillisveloitusten raportti myös vertaa uusia erillisveloituksia edellisvuoden vastaavaan aikaan ja antaa selvityksen kohonneille kustannuksille. Erinomainen tilanneraportti sisältää myös kertaluonteiset hankinnat. Hankintojen perusteet, kilpailuttamisen ja työn toteutuksen ja laskujen tarkastustoimenpiteet. Jos erillislaskuja ei ole esitelty, tulee hallituksen niitä vaatia. Raportissa tulee näkyä, jos lähimmän kolmen kuukauden aikana joudutaan perimään ylimääräinen vastike. Isännöitsijä saattaa ilmoittaa, että ”oho, ensi kuussa pitää periä ylimääräistä huonon kassatilanteen vuoksi". Silloin ollaan jo auttamattomasti myöhässä. Raportoinnin tulee olla riittävän ennakoiva.

Raportit ovat välttämätön edellytys taloustilanteesta perillä pysymiseksi.

Pankin tiliote

Nykyaikaisissa isännöintijärjestelmissä (kuten Hausvise, Domus ja vastaavat) hallituksen puheenjohtajalla on usein lukuoikeus yhtiön pankkitiliin tai kirjanpitojärjestelmään. Vaikka lukuoikeutta ei olisikaan, tulee hallituksen vaatia edellisen kuukauden pankkitiliotetta aina kuukauden vaihtuessa. Katsokaa tiliote läpi joka kuukausi. Pyytäkää selvitys epäselvistä tilitapahtumista. Onko tiliotteella outoja pieniä tapahtumia, joista ei ole sovittu?

Työkalu taloyhtiön kustannusseurantaan

Liivis Oy on toteuttanut erinomaisen ja kiitetyn työkalun kulujen seurantaan ja raportointiin. Se on tiedosto, joka vain kahta lukua, pankkitiliotteen tuloja ja menoja, seuraamalla piirtää koko vuoden talouden graafisesti esille, kuten blogikuvassa näkyy.

• grafiikasta näkyy heti, jos vastikkeiden maksuissa on puutteita
• budjettia suuremmat kustannukset tulevat myös heti näkyviin. Grafiikan perusteella tietää hallituksen puheenjohtaja ryhtyä etsimään tiliotteesta syytä ylimääräisiin menoihin.
• toisaalta myös se, jos toteutuneet tulot ja menot vastaavat budjetin vastaavia, ei tarkempaan tiliotteen tarkasteluun ole tarvetta. Näin säästyy puheenjohtajalta aikaa.
• grafiikassa on koko ajan näkyvissä myös kassatilanne koko vuoden ajalle. Mahdolliset lisärahoitustarpeet ovat siten ennakoitavissa.
• tiedosto automatisoi myös tulevan vuoden budjetoinnin.
• tiedoston avulla hallitus siirtyy pelkästä numeroita katsovasta elimestä yhtiön arvoa aktiivisesti johtavaksi tiimiksi.
• työkalu on varsin edullinen, 55 euroa. Tämä kuittaantuu jo ensimmäisen käyttövuoden aikana pelkästään puheenjohtajan ajansäästöissä

Tässä videolinkki työkalun esittelyyn: https://youtu.be/7-6NyHm6xwI