Taloyhtiön hallitus

Taloyhtiön hallitus on orkesterinjohtaja, joka johtaa asioita koko projektin ajan. Urakan eteneminen edellyttää määrätietoista ohjaamista jo esisuunnittelusta lähtien ja määrätietoisen ohjaamisen tulee jatkua hankkeen luovutukseen asti.

Vaikka teillä olisi jo valittuna projektipäällikkö, tulee hallituksen silti ohjata etenemistä koko projektin ajan ns. "isän kädestä". Ei kannata ottaa asioita itsestään selvyyksinä, vaikka toteuttavat osapuolet ne niin usein esittävät. Säilytä kriittinen suhtautuminen sinulle esitettyihin asioihin. Ajatteleminen on sallittua.

Korjaushankkeeseen ryhtyvällä tulee olla riittävät edellytykset ja pätevä henkilöstö hankkeen toteutus- ja vaatimustasojen huomioimiseen. Heti alussa kannattaa kartoittaa, onko taloyhtiön osakkaina myös rakennusalan asiantuntijoita. Heidät kannattaa ottaa mukaan hallitustyöskentelyyn asiantuntijajäseniksi, jos he eivät ole halukkaita hallitusjäseniksi.

Tämä sivusto on tehty avustamaan hallitusta tämän vaativan projektin läpiviemiseksi.
Dokumenttipaketissa on myös hallituksen tehtävälista hankkeelle.

Projektin kokonaiskustannukset määräytyvät jo hanke- ja suunnitteluvaiheessa, minkä vuoksi projektin etenemiselle tulee luoda heti alussa selkeät suuntaviitat. Noin 80 % projektin kustannuksista on jo määräytynyt siinä vaiheessa, kun suunnittelut päättyvät. Suunnitteluvaiheeseen kannattaa siis panostaa myös hallituksessa.

Projektipäällikön, valvojan ja suunnittelijoiden vastuut ovat suuria. Jotta vältytään mahdollisilta korvausvaatimuksilta, asiantuntijat voivat pyrkiä tekemään laajemman remontin kuin on tarpeen. Hallituksen tulee valvoa, että pysytään kohtuudessa ja vain se korjataan, mikä korjaamista vaatii.

Muistetaan, että emme ole rakentamassa uutta nykyaikaista rakennusta nykyajan varusteluvaatimuksin. Riittää kun korjaamme sen, mikä lähitulevaisuudessa vaatii korjaamista. Ylimääräiset "nykyaikaistamiset" eivät usein nosta asuntojen arvoa ollenkaan, eikä taloyhtiöllä ole velvoitetta nostaa varustelu- tai laatutasoa. Pääsääntö mahdollisissa laatutason korotuksissa on se, että korotusten tulee kohdistua tasapuolisesti kaikille osakkaille.

Rakennustyön aikaiseen suunnitelmien muuttamiseen ja siitä aiheutuvaan kustannusten hallintaan tulee kiinnittää erityishuomiota. Rakennustöiden aikana tulevat lisätyöt ovat aina kalliimpia, kuin rakennusurakkaan lasketut suunnitellut tehtävät.

Rakennushankkeeseen ryhdyttäessä tulee energiatehokkuus huomioida. Energiatehokkuusvaatimukset ovat nykyisin koko ajan kiristymässä, mikä saattaa asettaa taloyhtiölle pakollisia lisävaatimuksia.

Linjaremontin tiekartta

1. Hallituksen kartoitus linjaremontin tarpeesta ja osakkaiden tarpeet.
2. Etsitään asiantuntija tekemään yksilöity hankeohjelma. (Hankevaihe)
3. Etsitään projektipäällikkö ja suunnittelijat. (Suunnitteluvaihe)
4. Etsitään urakoitsijat toteuttamaan työ suunnitelmien mukaan. (Toteutusvaihe)
5. Urakan toteutusvaihe.
6. Vastaanotetaan urakka. Takuuaika alkaa.
7. Takuuaika päättyy. Projekti on onnellisesti finaalissa.

Hallituksen jäsenten vastuualueet

Eteen tulevien kysymysten kirjo on varsin laaja ja monitahoinen. Kaikkien ei kannata syventyä (opetella) kaikkia asioita. Kannattaa pitää yksi hallituskokous, jossa määrittelette vastuualueita kullekin hallitusjäsenelle. Tätä ei hallitusjäsenten kannata säikähtää, kun teillä on Liivis apunanne. Se antaa vinkit myös kuhunkin eri vastuualueeseen, eli pääsette sisään asioihin riittävällä tarkkuudella.

Tässä yksi malliesimerkki vastuualueiden jakamisesta.
Dokumenttipaketti sisältää myös osakkaan tehtävälistan.

Hallituksen puheenjohtaja

Kaikki eteen tulevat asiat. Kun vastuualueet on jaettu myös muille, on puheenjohtajalla jokaiseen osa-alueeseen myös toinen asioihin syventynyt henkilö.

2. Hallituksen jäsen

• Rakennuskustannukset
• Piirustukset
• Käyttövesiputkistot ja viemärit
• Ilmastointi
• Sähkö- ja automatiikkapiirustukset

3. Hallituksen jäsen

• Projektin rahoitus: suunnitteluajan- ja toteutusvaiheen rahoitus
• Rakennuskustannukset
• Talous suunnitteluvaiheen ja toteutusvaiheen aikana
• Laskujen hyväksyntöjen valvonnat
• Mahdolliset avustukset

4. Hallituksen jäsen

• Asukaskyselyt
• Informaatiovastaava
• Muiden korjaustarpeiden kartoitus (mm. sauna ja talopesula)
• Asukkaiden tarpeet suunnitteluvaiheessa ja toteutusvaiheessa

Informaatio osapuolien välillä

Ohessa video,jossa kerron informoinnista.

Tämän otsikon voisi ehkä kuvailla yhdellä sanalla ja se on "tietämättömyys".
Linjaremontti on usein alue, johon kenelläkään ei ole aikaisempaa kokemusta tai asiantuntemusta Hallituksen jäsenillä on jatkuvaa epävarmuutta, kun pitäisi osata kysyä paljon asioita, mutta kun asiat ovat niin vieraita, ettei alkuvaiheessa tiedä edes mitä kysyä.

Osakkaiden pitäminen ajan tasalla asioiden etenemisestä on hyvin tärkeää.
Osakkaat kannattaa saattaa mukaan projektiin aktiivisella informoinnilla. Dokumenttipaketti sisältää myös osakkaan tehtävälistan. Hallituksen tulisi jossakin hallituskokouksessa tehdä selkeä dokumentti informoinnista. Kenellä on informaatiovastuu missäkin asiassa ja kuinka informointia tehdään. Kun osakkaat tietävät koko ajan missä mennään, osaavat myös he olla aktiivisia. Hyvä tapa saada kaikki mukaan on järjestää yhteinen tupailta tai kaksi. Vinkki: Osakkaille ei kannata antaa hallituksen jäsenten henkilökohtaisia puhelinnumeroita tai sähköpostitietoja jolloin myös heillä säilyy asumisrauha. Hallituslaisen ei tarvitse olla läsnä 24/7. Sähköposti on hyvä tapa tiedottaa, mutta siihen tarvitaan kaikkien osakkaiden sähköpostit. Myöskään vuokralaisia ei pidä unohtaa. Osakkeenomistajan tulee pitää vuokralaisensa tietoisena tilanteesta, mutta tämä usein unohtuu. Siksi hallituksen kannattaa miettiä informointi jollain tasolla myös vuokralla asujille. Jos taloyhtiöllä on kerhohuone tai vastaava tila, siellä kannattaa aina pitää nähtävillä viimeisin tieto projektin etenemisestä. Muistetaan myös ne henkilöt, joilla ei ole sähköpostia tai muuta sähköistä menetelmää. Kuinka heidät informoidaan ja pidetään ajan tasalla?Vinkki: Jos osakas kysyy hallitukselta vastausta edellyttävän kysymyksen, kannattaa asia aina käsitellä jossakin hallituskokouksessa ennen vastausta. Näin asian käsittelystä jää kirjallinen dokumentti. Dokumenttipaketissa löytyy tarkastelukaavake Tiedottaminen hankkeen aikana.