BEHOVSBEDÖMNING AV RÖREPAPATION

Varför är en behovsbedömning så viktig?

1. Motiverar behovet – anger skäl för varför en linjerenovering är nödvändig
2. Vägleder planeringen – definierar vad som ska repareras i projektet
3. Bistår i beslutsfattandet – ger bolagsstämman tillräcklig information för att fatta ett projektbeslut
4. Förutser kostnader – ger en grov bild av framtida kostnader

Hur presenteras rapporten om behovet av renovering av linjen för bolagsstämman?

Styrelsen presenterar en bedömning av underhållsbehovet vid sitt årsmöte varje år. Linjerenoveringen är den största ekonomiska reformen under bostadsbolagets hela livstid, så det är värt att diskutera den som en separat punkt på dagordningen.

Saker att tänka på när man definierar projektbehov:

• Rörverkets skick och ålder
• Elsystemens modernitet
• Avloppssystemets skick
• Värmesystemets funktion
• De boendes särskilda behov
• Andra reparationer som utförs samtidigt

Vilka tillståndsundersökningar behövs i början av en linjerenovering?

Redan från början är det en god idé att genomföra en konditionsundersökning för att klargöra byggnadens reparationsbehov. Villkorsstudien är en viktig del av ett eventuellt projektbeslut som kan komma att fattas vid en kommande bolagsstämma.

Vilka ritningar behövs i början av en linjerenovering?

Redan från början är det bra att ta reda på var man hittar bostadsföretagets ritningar och bygglovsinformation. De är alltid det första man frågar efter. Försök att sammanställa en så komplett uppsättning ritningar som möjligt.

1. bygglovsritningar, arkitektritningar
2. Konstruktionsritningar
3. ritningar för vattenförsörjning och avlopp
4. ritningar över värmesystemet
5. elektriska ritningar

Verklighet: Tyvärr finns det ofta inte tillgång till fullständiga ritningar, eftersom det har gått cirka 50 år sedan byggandet.

Hur beaktas energibesparingar vid linjerenovering?

När du har ett stort projekt framför dig är det också en bra tid att fundera på energibesparingsmöjligheter. Energibesparingar innebär ofta också kostnadsbesparingar. Nedan följer några av de mest typiska besparingsmålen.

Pilp-frånluftsvärmepump

En ganska stor del av bostadsbolagets värme blåses ut i luften genom frånluftssystemet. En del av värmen från denna frånluft kan samlas in med en värmepump. Detta kallas PILP, eller frånluftsvärmepump.
Systemet finns redan i många bostadsbolag och dess införande har visat sig vara lönsamt.
Systemet är ganska tekniskt och bostadsbolaget behöver expertkommentarer för att fatta beslut.
Lönsamhetsberäkningar och återbetalningstider bör efterfrågas från den kommande projektplaneraren och den kommande projektledaren. Exempel i verkligheten: Bostadsaktiebolaget Liivis Ab installerade frånluftsvärmepump utrustning (PILP), trots att effektiviteten i ett trehusföretag är sämre än i ett enhusföretag. Styrelsen gjorde lönsamhetsberäkningar och kom fram till att återbetalningstiden var cirka 12 år. Med en förväntad livslängd på minst 20 år bedömdes systemet vara lönsamt för bostadsbolaget. Besparingarna från PILP medgav en viss sänkning av föreningens insatser. Internet tip: Du kan googla nyckelord; PILP; frånluftsvärmepump; Pilp lönsamhet; Pilp återbetalningstid

Hur tar man hänsyn till solenergi vid renovering?

Solpaneler på tak blir också allt vanligare i flerbostadshus. Utvecklingen av systemen går nu snabbt och det kommer hela tiden nya system. Det finns dock fortfarande problem med systemens nyhetsvärde.

1. kommer en pålitlig leverantör att väljas? Det finns många nystartade företag vars produkter och tjänster är tillförlitligheten hos deras produkter och installationsarbete ännu inte är på en bra nivå
2. takmonterade paneler utgör ett problem och risker för snöröjning av tak
3. elektriska system på tak ökar risken för elektriska stötar och även risken för brand.
4. kan tekniskt underhåll och service organiseras på ett tillförlitligt sätt under produktens förväntade livslängd?

Att fastställa en tillförlitlig lönsamhetsberäkning och återbetalningsperiod är fortfarande ganska utmanande. Man ska inte blint tro på tillverkarnas reklam. Systemets elutbyte är som högst under sommarhalvåret, när bostadsbolagets elanvändning är som lägst. Kommer elektriciteten verkligen till nytta?

Om en PILP installeras i ett bostadsbolag, kan man också överväga om den extra elförbrukningen för PILP kan kompenseras med solpaneler på taket.

Använd projektörens och elingenjörens kompetens. Bostadsbolagens underhållsföretag kan också ha hus med solpaneler på taket som kunder. I så fall kan du få goda råd från ditt elbolag. Exempel i verkligheten: Bostadsbolaget Liivis Ab övervägde också att köpa solpaneler, men idén kom så sent att det inte fanns tid att få tillförlitlig kostnadsinformation och att undersöka riskerna. Internet tip: Du kan googla till exempel dessa nyckelord; solpaneler för flerbostadshus; återbetalningstid för solpaneler; risker med solpaneler

Kan vi byta till bergvärme under renoveringen?

Geotermiska värmepumpar har också kommit till flerbostadshus och även denna trend är här för att stanna Att byta ut ett värmesystem kräver också en hel del expertis från konstruktörens sida.
Om din bostadsbolag har sådana planer bör du definitivt rådfråga experter på geotermiska värmepumpar redan från början.
Detta kräver mycket information innan man fattar beslut. Internet tip: Du kan googla till exempel dessa nyckelord; bergvärme för flerbostadshus; risker med bergvärme i flerbostadshus

Möjliga bidrag för linjerenovering.

Det är möjligt att få olika typer av bidrag för renoveringen. Din disponent har information om dessa bidrag. Det är disponentens uppgift att ansöka om dessa bidrag om de är tillgängliga för bostadsbolaget. Bidrag kan erhållas för energibesparing, tillgänglighet och säkerhet.

Kartläggning av andra reparationsbehov

VVS, avlopp, värmesystem och elektrifiering är alla delar av projektet.
Utöver detta bör åtminstone följande reparationsbehov åtgärdas.

Behöver vi fryshus?

För närvarande pågår linjesanering av flerbostadshus som byggdes på 1970-talet. På den tiden var det vanligt att man byggde ett kylrum till varje lägenhet. Dessa kylrum är nu ganska omoderna och underutnyttjade.. De är dock en stor källa till el- och underhållskostnader. Ofta överges kylrummen när renoveringsarbeten genomförs. Bostadsbolaget måste därför ta ställning till om kylrummet ska tas bort och vad som ska göras med det efter borttagandet, t.ex. genom att hyra ut förrådsutrymme. Exempel i verkligheten: Bostadsbolaget Liivis Ab består av tre fastigheter. Alla fastigheter hade kalla källare. En invånarenkät genomfördes om användningen av kylrummen och möjligheten gavs att ta bort alla kylrum. Det var inte möjligt att ta bort kylrummen i bostadsbolaget, men antalet personer som behövde dem var så litet att endast byggnad B blev kvar med kylrum och kylrummen i de andra byggnaderna blev vanliga förråd.

I vilket skick är det gemensamma bastuområdet?

Hur stor är beläggningsgraden i bastun? Uppfyller bastuns vattentätning gällande föreskrifter? Behövs två toaletter och två omklädningsrum, eller räcker det med ett toalettrum och ett omklädningsrum?

Vilka reparationer behövs i tvättstugan och torkrummet?

Tvättmaskinerna är förmodligen i slutet av sin livslängd. Hur är tvättens vattentäthet? Behöver torkrummet repareras?

Vilka reparationer behövs i de gemensamma utrymmena?

Gemensamma utrymmen inkluderar trapphus, ett klubbrum, förråd, förvaring av utomhusutrustning, barnvagnsförvaring och cykelförvaring.
Dessa områden behöver ofta reparationer som bör beaktas vid renovering av linjen.
Finns det behov av att göra ytliga reparationer även på dessa områden? Kan dessa göras först efter att linjerenoveringen är avbetald, eller kommer det att vara mer ekonomiskt att inkludera dem i kontraktet på lång sikt?

Vilka reparationer behövs på gården?

Även bara på grund av rörreparationen kommer det oundvikligen att bli grävarbete på gården. Är det ekonomiskt vettigt att inkludera några andra trädgårdsreparationer i kontraktet? Dessa kan inkludera gårdsbelysning, marksten, en trädgård, en lekplats och parkeringsplatser.

Kan dessa göras först efter att ledningsreparationen har betalats av, eller kommer det att vara mer ekonomiskt att inkludera dem i kontraktet på lång sikt?

Vilka reparationer behövs i hissen?

Det är värt att skjuta upp hissrenoveringar till framtiden, dvs. tills linjerenoveringen redan är avbetald. Detta kommer att hålla finansieringskostnaden lägre.

Behov av fasadreparationer.

Fasadreparation är också oftast ett ganska dyrt projekt. Detta bör inte inkluderas i linjerenoveringen. Linjerenovering och fasadrenovering tillsammans kan orsaka ett så stort lånebehov att ett lån inte är tillgängligt.

Behov av takreparationer.

I ett bostadsbolag kan det också vara aktuellt att förnya vattenlocket samtidigt som man betalar av lånet för ledningsrenoveringen. Att förnya vattenlocket är inte särskilt dyrt, så det kan vara ekonomiskt klokt att inkludera det i ledningsrenoveringen om behovet av förnyelse är inom en snar framtid.

Behov av fönsterreparationer.

Fönster når slutet av sin livslängd ungefär samtidigt som VVS. Grovt sett kan fönsterbyte i samband med en linjerenovering öka kontraktspriset med cirka 10 %. Det är ofta mer förnuftigt att genomföra fönsterrenoveringen som en separat entreprenad, eftersom fönstertillverkare ofta har sina egna specialiserade installationsföretag. När det gäller ekonomisk ersättning vore det bäst om fönsterrenoveringen kunde slutföras och betalas före linjerenoveringen.

Behov av dörrreparationer.

Kommer du att överväga att byta ut entrédörrarna till dina lägenheter? Nya dörrar är bättre ljudisolerade och ofta även brandsäkra än befintliga.
Att byta ut en lägenhetsdörr med lås och tillbehör kostar cirka 1 800 euro per dörr.
Kommer låsen att bytas ut? Låsens livslängd är cirka 30 år. Är det dags för ett modernt, elektroniskt lås?
Att byta ut lås mot ett elektroniskt lås kostar cirka 420 euro per lås.

Bolagsstämmobeslut

Behovsbedömningen har nu gett styrelsen tillräckliga förutsättningar att presentera ärendet för bolagsstämman Bolagsstämman fattar beslut om projektet och ger styrelsen rätt att påbörja projektet

Hur ansöker man om en projektör för en linjerenovering?

Själva projektplanen är projektets "manus". Den definierar projektets omfattning, funktionalitet och kostnader innan ens en gräns är dragen. Experten måste ta ställning till svåra frågor. Ska avloppen bytas ut helt eller räcker det med en lagning? Hur ska man ta hänsyn till laddningsbehovet för elbilar eller nyrenoverade badrum?

Det rekommenderas att anbudsförfarandet för projektering, entreprenadupphandling och byggövervakning genomförs samtidigt. På så sätt flödar informationen oavbrutet genom hela projektet. Det är bra om allt detta utförs av samma expert. Informationen förblir under god kontroll hela tiden när den ansvariga personen inte byts ut däremellan.

Ett annat alternativ är att endast lämna anbud på projektören. I detta alternativ, efter att projektplanen är färdigställd, anlitas en projektledare, vars uppgift blir att hantera entreprenadupphandlingen och övervaka byggnationen, inklusive tillsyn under garantiperioden.

Erbjudandet begärs in tre etapper.

• Begär offerter från minst 3–4 experter.
• Presentera bostadsbolaget på plats för varje anbudsgivare.
• Ge anbudsgivarna bästa möjliga utgångsinformation.
• Begär offert i etapper (projektplan, anbudsförfarande, handledning).
• Säkerställ referenser. Begär 2–3 punkter från tidigare liknande projekt.

Varför behövs en projektplan?

Syftet med projektplanering är att definiera projektet före genomförandeplanering. Projektplanen förklarar projektets omfattning, funktionalitet och kostnader. Planen inkluderar två eller tre genomförandealternativ, deras jämförelse och kostnadsskillnaderna mellan alternativen.
Avloppsledningar orsakar ofta mycket diskussion. Frågan är: ska avloppen vara igensatta eller ska de bytas ut helt
Projektplanen tar också ställning till tidpunkten för projektets planering och genomförande.

Innehåll i projekteringserbjudandet

Erbjudandet om projektdesign måste innehålla minst följande element

1. Identifiering av reparationsbehov, med beaktande av styrelsens behovsbedömning
2. Fastställa och beställa de specifika studier som behövs
3. Eventuella ytterligare enkäter till de boende, om mer information behövs från de boende
4. Komplettering av den inledande information som behövs för upphandlingen.
5. Tidtabell för projektplanering.
6. Förberedelse av målbudgeten. Kostnadspaket beräknar målbudgeten
7. Rapport om anställningstrygghet
8. Två eller tre referenspunkter från tidigare projektplaner

Vilka indata behövs för en projektplanerare?

Åtminstone följande initiala data bör tillhandahållas

1. Behov och önskemål som identifierats i behovsutredningen
2. En sammanfattning av boendeenkäten (boendeenkäten kommer att skickas till vinnaren av tävlingen).
3. Information om bostadsbolaget i bygglovet
4. Tidigare renoveringsarbete i byggföretaget
5. Tidigare genomförda konditionsundersökningar i bostadsbolaget
6. Tidigare asbest- och andra undersökningar
7. Presentation av bostadsbolaget på plats

Vilka frågor bör en projektplanerare ta ställning till?

I projektplanen behöver styrelsen ett tydligt expertutlåtande om åtminstone följande detaljer

1. Avloppens skick. Kommer avloppen att bytas ut eller blötläggas?
2. Vad kommer att göras med grundvattenavloppen?
3. Finns det avlopp i slammet som kanske inte behöver någon åtgärd?
4. Vad ska man göra med våtrum? Kommer allt att renoveras? Vad kommer att göras med våtrummen som nyligen renoverats av aktieägare?
5. Värmeledningar håller ofta cirka 20 år längre än vattenledningar. Kommer radiatorledningarna också att bytas ut nu, eller som ett separat kontrakt i slutet av lånet för byte av ledningar.
6. I de flesta fall måste elektrifieringen bytas ut helt och hållet eftersom de befintliga ledningarna inte uppfyller gällande bestämmelser. Hur tar den elektriska designen hänsyn till elbilarnas framtida laddningsbehov?

Behandling av anbud

När anbuden har kommit in fattar styrelsen beslut om projektplaneraren. Alternativt kan två av anbudsgivarna väljas för att genomgå ytterligare förtydligande entreprenadförhandlingar innan det slutliga valet av expertkonsult görs.

Vem deltar i att utarbeta projektplanen?

Projekteringsprocessen involverar den expert som tar fram projektplanen, bostadsbolagets hyresgäster i form av en hyresgästenkät, bostadsbolagets styrelse och disponenten. Dessutom kan bostadsaktiebolaget ha sakkunniga ledamöter som väljs in i styrelsen.
Disponenten är involverad under hela projektplaneringsfasen. Han upprättar också en finansieringsplan och bestämmer storleken på de framtida finansieringsavgifterna.

Vad är aktieägarersättning vid linjerenovering?

Varför skulle jag betala för ett nytt badrum när jag renoverade mitt för bara två år sedan? Det är en fråga som dyker upp i nästan alla bostadsbolag. Svaret finns i termen ersättning i bostadsbolagslagen, även om det i praktiken kallas ekonomisk ersättning.

För att säkerställa att ingen behöver betala för samma renovering två gånger har en aktieägare rätt att ansöka om återbetalning av sitt ekonomiska bidrag om den renovering de genomfört tidigare medför besparingar för bolagets gemensamma projekt. Det är en ren rättvisefråga.

Liivis rekommenderar att styrelser beslutar om ersättningsprinciperna redan innan projektet lanseras.
När spelreglerna skrivs in i bolagsstämmans dagordning och de kommuniceras tydligt undviks onödiga tvister och oklarheter. En tydlig ersättningsmodell skapar förtroende för att bostadsbolaget arbetar professionellt och att varje aktieägare behandlas lika.

Bolagsstämmobeslut

Styrelsen har nu tillräcklig information för att kunna presentera projektet för generalförsamlingen.
Projektplaneraren presenterar projektet för generalförsamlingen, som fattar beslut om projektet och bemyndigar styrelsen att driva projektet framåt.
Styrelsen kan nu begära in anbud från konstruktörerna och genomföra en anbudsinfordran.
Ofta ingår det redan i projektplanerarens arbetsuppgifter att upphandla konstruktörer och leda konstruktionsfasen. Om en separat projektledare har anlitats i projektskedet är ovanstående projektledarens ansvarsområden.
Det rekommenderas att ersättningen beslutas vid denna bolagsstämma och att styrelsen ges rätt att beräkna ersättning för dem som är berättigade till ersättning.

GENOMFÖRANDEPLANERING AV RENOVERINGSPROJEKTET

Här är en video där jag pratar om genomfrandeplanering. I Videon berättar jag också om kontraktsupphandlingsprocessen.

Projektet går nu in i fasen för planering av genomförandet.

Syftet med projekteringsfasen är att utifrån projektplanen ta fram de nödvändiga dokument och ritningar för genomförandet av byggprojektet

Hur man anlitar konstruktörer för ett linjerenoveringsprojekt?

Projektplanen kommer att spreciseras som ett planprogram. Planen innehåller endast det valda genomförandealternativet.

Designplanen kommer att fungera som den huvudsakliga riktlinjen under hela designprocessen. Projektledaren förbereder och genomför anbudsförfarandet för de projektörer som ska genomföra projektet. Det är lämpligt att utforma anbudsinfordran tillräckligt noggrant för att säkerställa att anbuden är jämförbara.

Vid val av projektörer bör man ta hänsyn till deras resurser och kvalifikationer, och det är viktigt att be om referenser. Det rekommenderas starkt att projektörerna kommer från samma ort som bostadsbolaget. Erfarenheten har lärt oss att planeringen kan vara utmanande om planerarna befinner sig längre bort. Detta kan leda till fel i planeringen när planeraren inte känner till den plats som ska planeras och dess specifika egenskaper.

I en bra designtävling ingår också ett besök på plats i designområdet. Här presenterar projektledaren och styrelsen byggnaderna, deras historia och eventuella speciella egenskaper hos byggnaden som måste beaktas i designen.

Eftersom byggnaden uppfördes för cirka 50 år sedan har mycket hänt under den tiden. De befintliga ritningarna speglar inte längre verkligheten.
I arkitektupphandlingen bör det ingå att ta fram aktuella ritningar, dvs. att konvertera ritningarna till digitalt format och ange vilka ändringar som gjorts i ritningarna under åren. På så sätt får de olika konstruktörerna tillgång till ritningsunderlag som speglar den aktuella situationen.

Alternativ: Om projektören har möjlighet att ta fram aktuella ritningar kan dessa ingå i kontraktet för projektering av projektet. På så sätt finns de uppdaterade ritningarna tillgängliga vid tidpunkten för begäran om designanbud och designen kan påbörjas så snart designkontrakten har undertecknats.

Projektledaren presenterar de inkomna designförslagen för styrelsen och styrelsen väljer ut designerna.
Projektledaren och anbudsgivarna upprättar designkontrakt och betalningsplaner.
I designavtalet anges en tidsplan och milstolpar för planerna, vilket gör det enkelt att övervaka framstegen och hålla tidsplanen. Styrelsens ordförande undertecknar avtalenS.

Översiktsplanerare och bygglov för VVSE-renovering

Projektet måste ha en huvudkonstruktör som samordnar kompatibiliteten och den rättsliga överensstämmelsen mellan de olika konstruktörernas planer. Vanligtvis är den huvudansvarige konstruktören arkitektonisk konstruktör. Vid ledningsrenovering är rörplanerna ofta den avgörande faktorn. Därför är det också väl motiverat att ha en rörkonstruktör som huvudkonstruktör.

Arkitektonisk design bör även omfatta utarbetande av bygglovsritningar och bygglovshandlingar.

Hur går planeringen av linjerenoveringsprojektet?

Planeringen fortskrider i enlighet med planeringsavtalet. Under planeringsprocessen hålls 3-4 planeringsmöten för att diskutera hur planerna fortskrider och om de är kompatibla. Projektledaren ser till att planerna överensstämmer med projektplanens krav och omfattning. Projektledaren leder också projekteringsmötena, alternativt kan huvudprojektören leda mötena.

Utkast till planer bör färdigställas så snart som möjligt efter att planeringen påbörjats. Dessa skisser kommer att överlämnas till projektledaren för granskning.

Om bostadsbolag har ett professionellt byggföretag eller en sakkunnig styrelseledamot är det också lämpligt att låta dem kontrollera utkasten. Projektledaren och den sakkunniga styrelseledamoten kan hitta fel och brister i utkasten till planer som är lätta att korrigera i detta skede.

Noggrannhet och kvalitet i utformningen är viktiga faktorer när man överväger planer. Oupptäckta fel kan leda till kostsamt extraarbete under genomförandefasen som hade kunnat undvikas genom noggrann planering.

När genomförandeplanerna har färdigställts kommer projektledaren och en sakkunnig styrelseledamot att titta närmare på planerna. Styrelsen rekommenderas också starkt att studera planerna så noggrant som möjligt. Det är värt att ta sig tid att göra detta, även om styrelsen inte är expert.

Efter cirka två veckors granskning kan ett slutligt projekteringsmöte hållas för att gå igenom planerna och bekräfta att de överensstämmer med projekteringsavtalet.
När styrelsen har godkänt genomförandeplanerna avslutas projekteringsfasen med att bygglovshandlingarna upprättas.

Genomförandeplanerna kommer att bifogas anbudsinfordran. På grundval av planerna Projektets omfattning och kvantitet. Detta gör att projektet kan genomföras.

Ytterligare arbete under linjerenoveringsentreprenaden.

För många fastighetsägare är en renovering det ögonblick då långvariga drömmar om ett nytt kök eller ett snyggare badrum äntligen förverkligas. Det är dock bra att förstå att ett stort projekt är en noggrant planerad maskin.

En av de vanligaste fallgroparna är antagandet att entreprenören kommer att ha tid att planera fastighetsägarens egna förändringar tillsammans med arbetet. Så är inte fallet. Entreprenörens fokus ligger strikt på att hantera helheten, och de har inte resurser för tung specialplanering under genomförandefasen. Det är därför Liivis alltid betonar : planer först.

Om du vill göra förändringar som avviker från bostadsbolagets grundlösning, beställ designen via huvudkonstruktören i god tid. Kom ihåg att fastighetsägaren själv beställer ändringsarbetet och betalar de merkostnader som uppstår. Disponenten säkerställer arbetets laglighet och tar hand om besiktningarna så att ändringarna hamnar i den officiella underhållsboken. En välplanerad förändring är en glädje för aktieägaren, men en dåligt förberedd kan stoppa hela arbetslinjen.

Mycket ofta vill aktieägaren också göra andra ändringar än vad som ingår i projektet.

Dessa ändringar bör ta hänsyn till följande punkter:

• inga andra underentreprenörer än entreprenörens får komma in på arbetsplatsen under utförandefasen. Arbetet måste därför beställas från entreprenören.
• den svåraste förändringen för en entreprenör är den där aktieägaren inte har en färdig plan, utan hoppas att entreprenören eller kanske arbetsledaren också ska göra planeringen. Detta är inte en fungerande modell. Under genomförandefasen har entreprenören inte möjlighet att göra en tids- och arbetskrävande projektering. Så projektera genom huvudprojekteraren!
• aktieägaren är uppdragsgivare för utformningen av ändringarna
• aktieägarens ändringar beställs av aktieägaren
• aktieägaren bekostar ovanstående konstruktion och utför arbetet själv
• aktieägaren ska göra en ändringsanmälan på samma sätt som vid en separat ändringsanmälan
• vid mottagandet av en ändringsanmälan kontrollerar värden att arbetena är lagliga och ser till att nödvändiga officiella inspektioner också utförs
• om ändringsarbetena förutsätter inspektion eller övervakning, kommer bostadsaktiebolaget överens om hur kostnaderna ska fördelas på aktieägaren
• förvaltaren registrerar bytet av aktieägare i underhållsboken

Vad bör man vara uppmärksam på när man väljer entreprenörer?

Att få företag med tillräcklig expertis och expertis inom området att konkurrera om ett kontrakt kan vara utmanande.
Detta bör beaktas genom att göra anbudsförfrågan så attraktiv som möjligt för entreprenörer och genom att ta bort faktorer som kan begränsa intresset för att lämna anbud.

Meritlistorna som bifogas anbuden ger inte nödvändigtvis en rättvisande bild av företagen. Den bästa informationen kan erhållas genom att ringa styrelseordförandena för de tre eller fyra senaste kontrakten. Ett samtal med dem belyser ofta den verkliga situationen i konkreta termer.

Välj de företag som du begär ett anbud från. Företagen måste ha tillräckliga resurser för att genomföra projekten.
Om budgeten för ditt kontrakt till exempel är 2 000 000 euro, bör entreprenören också vara tillräckligt stor. Endast företag med en årlig omsättning på minst samma nivå bör beaktas. Se till att entreprenören har tillräckliga resurser och ekonomiska förutsättningar för att genomföra kontraktet.

Ibland finns det bara ett begränsat antal företag i området som har investerat i entreprenad för linjerenovering. I detta skede bör styrelsen göra grundarbetet noggrant och undersöka de företag som offertförfrågan ska skickas till. Det är också värt att lägga tid på att höra åsikterna från styrelseordförandena för bostadsbolag som redan har slutfört projektet om de företag som offertförfrågan ska skickas till.
Byggplatsnämnderna för renoveringsprojekt i området ger bra information om vilka företag som har lämnat vinnande anbud.

Projektledaren genomför en anbudstävling och ger en rekommendation om vilken eller vilka entreprenörer som ska väljas.

Vilka kontraktstyper finns tillgängliga för linjerenovering?

Projektledaren har föreslagit den avtalsform som ska användas innan anbudstävlingen genomförs.

Alternativen är huvudsakligen:

1. S/T-avtal (design and implement contract) I denna modell involveras den part som har det övergripande ansvaret i ett mycket tidigt skede. Entreprenören och projekteringsorganisationen kan involveras redan i projekteringsstadiet. Det väsentliga med denna typ av kontrakt är att projekterings- och genomförandeorganisationen i förväg måste vara medveten om att den redan har genomfört ett antal lågkostnadsentreprenader enligt denna modell. Med en bra organisation får bostadsbolaget ofta ett bra och kostnadseffektivt kontrakt.
2. KVR-kontraktet. Generalentreprenören agerar huvudentreprenör och konkurrensutsätter de underentreprenörer som behövs. Det här är den vanligaste kontraktsformen eftersom den också är enkel för projektledningen.
3. Ett delat kontrakt. Huvudentreprenören och de underentreprenörer som ska ingå i huvudentreprenaden konkurrensutsätts separat av byggföretaget. Denna avtalsform ger bostadsbolaget en god ekonomisk bild av kostnaderna för underentreprenaderna, men behöver bostadsbolaget denna kostnadsinformation? Ur administrativ synvinkel är denna typ av avtal mer betungande än PPA-avtalet, eftersom bostadsbolaget i egenskap av beställare också ansvarar för att samordna huvudentreprenörens och underentreprenörernas tidsplaner och arbetsprestationer.

Hur går kontraktsförhandlingarna?

Efter att ha mottagit anbuden presenterar projektledaren resultatet för styrelsen. Två eller tre anbud väljs ut för vidare behandling, och bland dessa sker detaljerade kontraktsförhandlingar. I samband med förhandlingarna beslutas också om betalningsplanen, kontraktsprogrammet och kontraktsgränserna. På grundval av avtalsförhandlingarna utarbetar projektledaren ett utkast till byggbeslut i enlighet med bostadsbolag styrelses önskemål.

Beslut av bolagsstämman

Det är dags för ännu en årsstämma. Vid stämman kommer aktieägarna att få ta del av de färdiga planerna och få exakt information om vad som ska göras i bostadsbolag, med vilken kvalitet och enligt vilken tidplan. Det förslag till genomförandebeslut som projektledaren har tagit fram kommer att presenteras på stämman. Förvaltaren kommer att presentera en mer exakt ekonomisk plan nu när kostnaden för arbetet är känd.

Bolagsstämman antar projektbeslutet och bemyndigar styrelsen att underteckna kontraktet och påbörja genomförandefasen. Bolagsstämman bemyndigar förvaltaren att ansöka om ett renoveringslån. Bemyndigandet ges för det belopp i euro som bolagsstämman beslutar. Bolagsstämman beslutar att vid behov ansöka om ett tillräckligt antal nya hypoteksobligationer för att säkra lånet och beslutar att pantsätta både bolagets befintliga och nya hypoteksobligationer.

Vad bör ett bostadsbolag bestämma gällande underhållsavgifter innan de påbörjar en linjerenovering?

Bolagsstämman beslutar om storleken på förvaltningsavgiften. Under byggtiden ändras ofta avgifterna. Beslut om ändring av avgifterna måste fattas på en bolagsstämma innan byggnationen påbörjas.
Åtminstone följande punkter bör tas upp på bolagsstämman:

• vattenförbrukningen under projektet förblir minst densamma som före projektet. Kommer vattenavgifterna att förbli oförändrade eller kommer vattenavgiften att tas ut på ett annat sätt? Till exempel en lika stor vattenavgift per bostad.
• elförbrukningen är minst tre gånger högre under projektet. Hur kommer detta att beaktas i byggkostnaderna?
• parkeringsplatser kanske inte finns tillgängliga under byggtiden. Hur kommer man att ta hänsyn till detta?
• Övriga kostnader kommer också att belasta bostadsbolaget, precis som tidigare.

Underhållsavgiften kommer därför också att förbli oförändrad.

GENOMFÖRANDEFASEN AV RENOVERINGSPROJEKTET

Här är en video där jag pratar om genomförandefasen.

Efter godkännandet undertecknar styrelsen anbudet och genomförandefasen kan anses ha inletts.
Entreprenören förser beställaren med ett säkerhetsintyg för byggprojektet, vilket kontrolleras av projektledaren.
Styrelsens största jobb är nu i stort sett över och projektet kommer nu att fortskrida i sin egen takt.

Hur kommer kontraktet att kommuniceras under projektets gång?

Ansvaret för att informera aktieägarna överförs sedan till entreprenören.
Vanligtvis kommer entreprenören att anordna ett kvällsmöte i början för att gå igenom projektets olika skeden.
Det är också då som hyresgästerna informeras om när de inte kan bo i lägenheterna och vad som kommer att göras med lösöret under arbetets gång. Det är lämpligt att hyresgästerna är proaktiva och noga följer den information som ges.

Hyresgästerna är ofta underinformerade. Det är aktieägarens ansvar att informera även hyresgästerna, så att de inte blir överraskade. Styrelsen bör påminna entreprenören om att även informera hyresgästerna om entreprenören har deras kontaktuppgifter.

Legenhetskort i linjerenoveringsprojekt

Entreprenören kommer att besöka alla hem i början av projektet.
Han kommer att ha ett lägenhetskort med sig, som specificerar allt arbete som ingår i kontraktet i den aktuella lägenheten. Hyresgästen måste vara närvarande vid inspektionen, eftersom det är då som hyresgästen får mycket detaljerad information.
I detta skede är det värt att vara nyfiken och ställa alla frågor som inte är tydliga. Man kan inte ställa för många frågor, och det är också bra att fråga om det som är självklart så att inget lämnas oklart.

Platsmöten under linjerenoveringsprojektet

Framstegen följs regelbundet upp vid byggmöten.
Mötena bevittnas av representanter för entreprenören.
Chefsdesignern är närvarande på designerns sida och vid behov bjuder chefsdesignern även in andra designer.
Bostadsbolaget representeras av projektledaren och desponenten.
Styrelseledamöter och sakkunniga styrelseledamöter kan också delta i mötena om de så önskar. Styrelsen får bäst bild av ärendenas framsteg genom att delta i mötena, men detta är inte nödvändigt.

Hur kontrolleras fakturor under implementeringsfasen?

Fakturakontroll kräver noggrannhet!
En fastighetsförvaltare kanske inte har all information för att kontrollera fakturor.
Liivis har också stött på fastighetsförvaltare som helt enkelt har betalat fakturor utan att kontrollera innehållet i fakturan. Att korrigera saker i efterhand är mycket mödosamt, om till exempel styrelsen råkar upptäcka fel i fakturorna efter att de redan har betalats.

All projektfakturering måste ske via projektledaren.
Därför måste alla fakturor ha projektledarens godkännandemärke före betalning. Detta gäller även fakturor från projektörer.

Ytterligare arbete under projektet.

Precision i hanteringen!
I varje projekt uppstår oväntade förändringar när man upptäcker att saker eller byggnadsstrukturer inte stämmer överens med planerna.
För ändringar under genomförandefasen lämnar konstruktörer och entreprenörer in tilläggsfakturor.

Tyvärr stöter tilläggsfakturor för linjerenoveringar ofta på den så kallade husvanan – tilläggsfakturor har gjorts slarvigt. Vid närmare granskning kan det konstateras att en del av det fakturerade arbetet redan ingår i det ursprungliga kontraktet. Ibland är till och med hela tilläggsfakturan oberättigad, eftersom arbetet redan ingår i det ursprungliga kontraktet.

Projektledaren måste vara noggrann när han kontrollerar tilläggsfakturorna. Styrelsen bör också, där så är möjligt, kommentera tilläggsfakturorna. Exempel i verkligheten: Under projektets gång förfinade konstruktören VVS-ritningarna med versionerna A och B. Entreprenören skickade en faktura på 26 000 euro för tilläggsarbete baserat på de ändrade ritningarna och räknade alla föreslagna ändringar som tilläggsarbete. Vid en närmare granskning visade det sig att endast materialkostnaderna på 4 000 euro var motiverade av de reviderade planerna. De övriga ändringarna innebar endast ett förtydligande av det ursprungliga anbudet. Exempel i verkligheten: Entreprenören frågade om frånluftsventilerna kunde bytas ut, trots att det i kontraktet står att de ska sparas. Entreprenören sa att en ny ventil bara kostar 10-20 euro och att det kommer att finnas 2-3 sådana i lägenheterna utan att berätta det totala priset för tilläggsarbetet . Detta undersöktes. Det visade sig att ventilerna hade bytts ut 2004. Den totala kostnaden för att byta ut ventilerna skulle bli drygt 2000 euro och det fanns ingen motivering till denna extra kostnad. Den ursprungliga planen behölls.

MOTTAGANDE AV KONTRAKTET - sista sträckan närmar sig

Projektet är nu antingen helt eller delvis slutfört.
Ofta utförs arbetet till exempel per hus eller per trappa, så färdigställandet är också förskjutet.
Dessa delbesiktningar kallas för ibruktagningsbesiktningar eller entreprenadbesiktningar.
Efter slutbesiktningen kan de boende i trapphuset eller byggnaden flytta tillbaka till sina lägenheter.

När den sista delen av entreprenaden kommer upp till besiktning kallas besiktningen för mottagningsbesiktning.
Garantitiden för arbetet börjar löpa när det vid mottagningsbesiktningen konstateras att arbetet är godkänt. Övertagandebesiktningen kan delas in i tre delar. Förbesiktning, övertagandebesiktning och ekonomisk slutbesiktning.

Preliminära kontroller

Förhandskontrollerna organiseras av projektledaren, som kommer överens med parterna om tidpunkten för kontrollerna.
Byggbolaget meddelar aktieägarna datum för besiktningarna.
Vid besiktningarna kontrolleras att arbetet har utförts i enlighet med avtalet och de myndighetsbesiktningar som krävs enligt bygglovet ingår. För de brister som framkommer vid besiktningen upprättas en fel- och bristförteckning. Styrelsen bör närvara vid besiktningarna och medverka vid genomgången av fel och brister.

Mottagningskontroll

Mottagningskontrollen är en okomplicerad process efter de preliminära kontrollerna.
Aktieägare och boende bör ta upp eventuella oavslutade arbeten i projektet före mottagningsbesiktningen.
Under besiktningen granskas en lista över fel och brister som sammanställts av projektledaren och entreprenören ger ett svar. Vid övertagandebesiktningen upprättas en tidplan för hur bristerna ska åtgärdas. Om man inte kan komma överens om alla frågor, antecknas de i protokollet som meningsskiljaktigheter. Om en aktieägare har några krav som rör kontraktet måste dessa presenteras senast vid övertagandebesiktningen.

Vad innebär den slutliga ekonomiska redovisningen av ett byggkontrakt?

Den slutliga finansiella rapporten är en integrerad del av kontraktsgodkännandeprocessen.
Syftet med den ekonomiska redovisningen är att komma överens om de ekonomiska fordringarna mellan parterna och att diskutera betalningar och tilläggsfakturor för arbetet.

Mottagande av linjesaneringskontraktet

Byggbolaget tar emot kontraktet.
Byggnadsdepositionen frigörs och entreprenören överlämnar garantidepositionen till bostadsbolaget.
Byggbolaget kommer tillsammans med projektledaren och disponenten att upprätta en rapport till aktieägarna om nedlagda kostnader och händelser i projektet.

Uppföljande kontroller

Vid uppföljningsinspektioner granskas det arbete som man kommit överens om att korrigera.
En rapport upprättas över uppföljningsinspektionerna, som dokumenterar statusen för de inspekterade ärendena och schemat för eventuella ytterligare korrigeringar.
Aktieägarna informeras om uppföljningsinspektionerna så att de kan delta i inspektionerna om de så önskar.

Hur betalas de ekonomiska bidragen till linjerenoveringsprojektet ut?

Desponenten kommer att förklara för aktieägarna grunden för och beloppet av den finansiella avgiften under lånets löptid.
I detta skede kan aktieägarna betala hela eller delar av sin insats.

GARANTITIPERID FÖR RENOVERINGSPROJEKTET

Här är en kort video om garantiperioden.

Garantitiden är avtalad i kontraktet. Den anges vanligtvis i de allmänna villkoren för byggprojektet. (YSE 98) under 2 år.

Entreprenören ansvarar för fel och brister som uppstår under garantitiden. Byggföretaget är inte skyldigt att utreda orsaken till felet. Om entreprenören inte anser sig vara ansvarig för reparationer, måste han bevisa att han har utfört arbetet i enlighet med kontraktet och ritningarna.

Informering

Disponenten kommer att förklara för hyresgästerna hur de ska göra garantianspråk. Garantitidens slut och datum för garantibesiktningen meddelas. Efter garantitidens utgång har entreprenören inte längre någon skyldighet att reparera enligt garantin.

Sammanfattning – hur man lyckas med linjerenovering

Linjerenovering är en stor utmaning, men också en möjlighet – en möjlighet att säkra bostadsbolagets framtid, öka värdet på lägenheterna och minska underhållskostnaderna.

Viktiga faktorer för framgång:

1. God planering – reservera tid för behovsbedömning och projektplanering
2. Rätt experter – välj pålitliga partners
3. Aktiv styrelse – styr projektet "vid handen"
4. Tydlig kommunikation – håll intressenterna informerade
5. Noggrann övervakning – övervaka kostnader och tidsplan

Liivis hjälper dig varje steg på vägen – expertmässigt och praktiskt. Välkommen att följa ditt rörledningsrenoveringsprojekt med oss.